行政管理对时间的分析

行政管理对时间的分析

我们都有相同的时间，时间稍纵即逝，失去的时间是永远无法追回的。真正的价值在于我们利用它做什么事。

我们只有176个小时来完成每个月的目标，只有2112个小时来完成每年的目标，只要时间一流逝，我们就一无所获。

让某个人损失了时间就等于是偷了他的金钱，你损失了你的时间就等于是抵押了你的未来。

时间是最有价值的资源，而且是最难以有效利用、最经不起浪费的资源。

分析时间的重要性

多数职业经理都很忙，经常加班加点，没有周末，没有休息时间，简直就是“忙碌”二字的化身。

由于职业经理的多维角色，他们在工作中表现出来的忙乱与普通员工有很大的差异。

有没有方法提高时间的利用率，有尽可能多的时间去陪陪家人？下面就来分析职业经理之所以忙乱的原因。

无计划或计划不周

由于职业经理经常碰到突发情况，所以，很多职业经理觉得计划对于他们没有作用。总认为计划不如变化快，所以干脆不定计划。计划是时间管理的前提，没有计划，也就谈不上有效的时间管理。

工作无主次

工作总有主要与次要的差别，作为职业经理，由于他的很多工作会影响到其他人，因而在工作中，必须分清楚哪些事情是必须做的，哪些事情可以慢一点处理，哪些事情不必亲力亲为。对于必须做的事情，不但要优先处理，还要规定一个时限。不要让不重要的事情影响到整个部门、团队的工作。

有很多人按照先后顺序来安排工作，这种方法的本身就没有主次之分，弊病是在次要工作上浪费很多时间，因为时间是有限的，必然用在重要工作上的时间就要相对减少。这是优秀职业经理要避免的。

不对下属授权

职业经理的主要角色是管理者，管理就要向下属进行有效的授权，通过下属去实现目标。不向下属授权，很多工作都得由自己去完成。总认为这个工作下属做不了，那个工作下属做不了，所有的工作都由自己做，而下属无事可做。这种情况实际上是你在替下属工作，而作为职业经理需要做的很多工作反而没有时间去完成，原因就在于把时间用错了地方，用在根本不需要亲自去做的事情上。自己忙得不可开交，结果不但家人报怨，上司和下属也不觉得你好。上司认为你的工作效率低，员工认为你不认可他的工作能力。总之，不向下授权往往会吃力不讨好。

沟通不善

前面说过，企业70%的问题是沟通障碍引起的。关于沟通障碍引起的时间浪费主要体现在两个方面：

1.时间用于处理沟通不善带来的恶果

例如，某员工对公司有一些看法，正确的做法是他向你或有关部门提出意见，但是，这位员工却私下议论，或者透露给客户，一传十，十传百，员工的个人看法在众多员工和客户中传开，给公司形象带来消极影响。作为上司，必须花时间去处理由此带来的负面效应。如果员工能够与你进行有效沟通，就不需要花费时间去处理私下议论带来的负面影响了。

2.无效沟通

花了很多时间，却没有达成有效沟通，也就是用于沟通的时间没有效率。

很多职业经理也认为花了大量的时间与下属进行沟通。问题不是有没有沟通，而是沟通的效果如何。沟通只是第一步，目的是为了获得高效的沟通。沟通没有了效果，我们称之为“沟而不通”。

不良习惯

有的人把大量时间浪费在不良习惯上。例如，喜欢在电话里聊天；在桌面上堆放一大堆材料，用的时候就得花时间去找；有些人属心血来潮型的，想到哪里，做到哪里；有些人对办公环境特别敏感，必须在一定的环境中才能静心工作；有些人在某些时段的工作效率不高。对于不良习惯，可能自己没有意识到，但实际上浪费了很多时间。

如果是普通员工，不良习惯只会影响一个人。作为职业经理，要和下属进行交流，不良习惯就会影响到很多人，甚至影响部门的工作。

时间分析方法

时间价值的计算

你的时间（单位可以是小时，也可以是天）值多少钱？进行时间价值的计算，可以帮助你理解时间意味着什么？

1.计算方法

（1）成本价值法。即年薪（或年度人工成本总额）与工作时间之比。每周工作五天，每年就是242个工作日，合1694小时。

（2）收入价值法。即销售目标（年销售额或年利润额）与工作时间之比。

2.时间价值计算法的启示

（1）每一天、每一小时、每一分钟都有很大价值

时间就是金钱，浪费时间，就意味着增加了成本，减少利润。浪费的时间，无论如何也弥补不了。

（2）钱是一分一分挣来的

钱是通过每一分钟、每一小时、每一天的努力工作挣来的。一天浪费（不管什么原因）1—2小时，意味着在其他时间中挣钱的效率要提高10—30%，显然，这是十分困难的。

（3）浪费时间等于浪费金钱

用上面的两种方法计算一下时间价值，并牢牢记住：浪费了多少时间时，就是浪费了多少钱。

（4）时间需要规划

规划时间，以便使宝贵的、有限的时间用在可以产生最大收益的活动上。

工作紧急性分析

1.目的

分析每天（每周、每月）的工作紧急程度，根据紧急程度安排工作的先后顺序。

2.工具

运用《工作紧急性分析表》。

3.程序

（1）将工作事项的紧急性分为四档：非常紧急，马上要做；紧急，短时间内要做（一般是当天要做的）；不很紧急，可从长计议（可以纳入计划中做）；不紧急。

（2）统计“频次”。即不同紧急程度的工作事项各占多少（每天或每周或每月）。

（3）统计“时间”。即完成不同紧急程度的工作事项所占用的时间。

4.工作紧急性分析法的启示

(1)统计你每日、每周、每月最紧急的是哪三项工作？

(2)非常紧急的工作事项，如果频繁发生，即应考虑授权式管理。制度、营销策略、产品品质等重大问题，与时间无关。

(3)“紧急事项”越多，时间管理问题越大。

(4)“紧急”和“非常紧急”和“不紧急”事项，时间比重越大，时间管理问题越大。

(5)除“非常紧急”之外，要分析所谓“紧急”事项是否真的那么急。

工作重要性分析

1.目标

分析每天（每周、每月）的工作重要程度，根据重要程度安排工作的用时。

2.方法

运用《工作重要性分析表》。

在重要性的四格中选择“”即可

（1）将工作事项的重要性分四档：非常重要，绝对要做（即其他事情都可以不做，也要做的事项）；重要，应该做（不做就要出问题）；不很重要，可做可不做（做比不做好一点）；不重要，可不做（做也不见得好）。

（2）统计“频次”。即不同重要程度的工作事项各占多少（单位：日、周、月）。

（3）统计“时间”。即完成不同重要程度的工作事项所占用的时间。

3.工作重要性分析法的启示

（1）你每日、每周、每月最重要的是哪三项工作？

（2）非常重要的工作，如果很紧急，则与时间管理无关。

（3）重要的工作事项所占时间越多，时间管理就越合理。

（4）一定要消除“不重要”的工作事项，通过授权压缩“不很重要”的工作事项。

（5）特别注意对“重要”的工作事项进行分析。

会议分析

1.目的

分析会议的必要性及其浪费、拖延的原因，寻求相应的解决办法。

2.方法

运用《会议分析表》。

（1）分析会前准备情况

有无会议计划、目标、议程，时间安排？

时间和地点是否恰当？

参加人是否适当和必须？

（2）分析会议过程

是否准时开会？为什么？

是否跑题？

是否按计划进行？

秩序是否正常？

是否有人中途出去？

是否按时结束？

（3）会后分析：

会议纪要有没有？发给与会者没有？

会议决议的执行情况。

会议必要性评估。

以上三步分析，主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。

3.会议分析法的启示

（1）根据统计，职业经理用于会议的时间约占工作时间的20%，如何利用好这20%的时间，是时间管理的重要环节。

（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己可以决定是否召开的会议，一定要事先评估开会的必要性。

（3）事先准确通知参会人员，即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划，而不要简单一句“下午开会”就把大家召集起来。

（4）严格会议纪律。

（5）参加别人召集的会议，可请求召集人确认会议规则，以免浪费时间。

干扰因素分析

1.目的

分析哪些因素干扰了正常的时间安排，以便寻求治理的措施。

2.方法

运用《干扰因素分析表》。

（1）列出干扰因素

干扰因素可以分为两大类：一类是实发性干扰，一类是拖延性干扰。

（2）对干扰因素排序

通过对干扰因素的排序，每次找出排在前三位的干扰因素加以克服。甚至可以找出排在第一位的干扰因素加以克服。每次不要多，但求找出干扰最大的因素，坚决克服掉。

（3）对突发性干扰的分析

突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性，会遇到上、下、左、右全方位的干扰。

（4）罗列出干扰所带来的后果

（5）寻求对策

寻求前三位干扰因素的对策，其他则可以缓一步。

3.干扰因素分析法的启示

（1）通过对干扰性因素排序，找出最需要克服的因素。

（2）在拖延性干扰中，最需要而且最能够克服并且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为在拖延性干扰中，许多因素你可能无法把握，但是，你应当可以把握你自己。

（3）在突发性干扰中，最需要克服的是“突然约见”。

（4）都是谁干扰了你的时间安排，偷走了你的时间？不同的人、不同的行业、不同的企业，可能会有不同的顺序。你一定要清楚，谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友，还是你自己？